PROCEDURA

 

ANTYKORUPCYJNA

 

IT MEDICAL TEAM

SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ

ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

 

 

 

 

 

AUTORZY: ZARZĄD IT MEDICAL TEAM

DATA UTWORZENIA 20150410 

 

 

 

 

 

1. DEFINICJE. 

 

Ilekroć w dalszej części niniejszej procedury będzie mowa o: 

 

1.1. Spółce – należy przez to rozumieć spółkę IT MEDICAL TEAM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością 

  

 

1.2. Pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną na stałe w Spółce na podstawie 

 

umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.  

 

1.3. Współpracowniku  –  należy  przez to rozumieć  każdą  osobę współpracującą ze  Spółką, w 

 

szczególności jako dostawca usług lub podwykonawca.  

 

1.4. Kontrahent/Klient – należy przez to rozumieć każdą osobę lub firmę, na rzecz której Spółka 

 

wykonuje usługę, sprzedaż, wdrożenie, kontrakt lub realizację umowy. 

 

1.5. Działaniach  Korupcyjnych  –  należy  przez  to  rozumieć  działania  wyczerpujące znamiona 

 

przestępstw określonych w art. 229 kodeksu karnego, 230 kodeksu karnego lub 230a kodeksu karnego.  

 

1.6. Inne Nadużycia Gospodarcze  – należy przez to rozumieć działania niestanowiące Działań Korupcyjnych,  jednak stojące  w sprzeczności z zasadą  uczciwej  konkurencji  lub  dobrych 

obyczajów  kupieckich,  stanowiące  przestępstwa  lub  wykroczenia  związane  z obrotem gospodarczym, lub działania potencjalnie korupcyjne.  

 

 

2. CEL. 

 

2.1. Celem niniejszej procedury jest ustalenie jednolitych zasad dotyczących postępowania w razie stwierdzenia nadużyć, zapobiegania i przeciwdziałania                     nadużyciom dokonywanym na szkodę Spółki oraz działań niezgodnych z              Kodeksem Etyki. 

 

2.2. Celem procedury  jest również zapewnienie transparentności działań  Spółki       względem  jej partnerów handlowych.  

3. ZAKRES PRZEDMIOTOWY I PODMIOTOWY. 

 

3.1. Procedura  dotyczy  wszelkich  Działań  Korupcyjnych  i  Innych  Nadużyć  Gospodarczych   z udziałem pracowników, jak również udziałowców, konsultantów, dostawców, kontrahentów i wszelkich podmiotów pozostających w relacjach           gospodarczych ze Spółką.  

 

3.2. Procedura powinna być przestrzegana przez wszystkich Pracowników i Współpracowników  Spółki, bez względu na staż pracy, stanowisko, czy relacje ze Spółką.  

 

 

4. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI. 

 

4.1. Za  wdrożenie  i  przestrzeganie  niniejszej  procedury  odpowiadają  członkowie  zarządu Spółki.  

 

4.2. Aktualna  Procedura  Antykorupcyjna  jest  dostępna  na  stronie  internetowej 

www.itmedical.pl oraz w siedzibie spółki. 

 

4.3. Wszyscy Pracownicy mają obowiązek zapoznać się z niniejszą procedurą i przestrzegać jej w toku wykonywania swoich obowiązków.  

 

4.4. Informacja  o  wdrożeniu  i  dostępności  Dokumentu  Procedury  Antykorupcyjnej  jest umieszczona na stronie internetowej spółki pod adresem www.itmedicalpl oraz  w stopce korespondencji mailowej przedstawicieli firmy, co ma ułatwić zapoznanie się z jej zasadami Współpracownikom i Kontrahentom Spółki. 

 

4.5. Pracownicy na stanowiskach kierowniczych mają obowiązek identyfikować          inherentne ryzyka nadużyć, wpisane w obszar ich zadań. Kierownicy muszą         zwracać uwagę  na wszelkie przejawy nieprawidłowości  odnośnie  procesów,  zaktóre  są  odpowiedzialni  oraz  na  wszelkie potencjalne nadużycia. W toku           realizacji niniejszej Procedury, Pracownicy na stanowiskach kierowniczych będą tworzyć rejestr Działań Korupcyjnych lub Innych Nadużyć Gospodarczych, 

który będzie służył w przyszłości jako wytyczne, pomagające w identyfikowaniu w Spółce działań niedozwolonych. Do rejestru wpisywane będą wszystkie zachowania, które w efekcie doprowadziły  do  podjęcia  przez  Spółkę  działań  na  podstawie  niniejszej  procedury.  Za prowadzenie rejestru odpowiada Zarząd Spółki.  

 

 

4.6. O  każdym  potencjalnym  nadużyciu  Pracownik  lub  Współpracownik  ma          obowiązek niezwłocznie  poinformować  przełożonego,  lub  przełożonego          wyższego  szczebla  jeśli nadużycie dotyczy jego bezpośredniego przełożonego. W przypadku, gdy dana informacja nie będzie miała potwierdzenia w faktach nie będą podejmowane kroki wyjaśniające.  

 

Za działania niedozwolone uznaje się: 

 

4.6.1. obiecywanie jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych,  

 

4.6.2. proponowanie jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych, 

 

4.6.3. wręczanie jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych, 

 

4.6.4. przyjmowanie jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych, 

 

 

 

5. ZASADY OGÓLNE. 

 

5.1. Pracownikom i Współpracownikom Spółki nie wolno podejmować Działań          Korupcyjnych lub Innych Nadużyć Gospodarczych w żadnych okolicznościach.  

 

5.2. O  każdym  podejrzeniu  występowania  Działań  Korupcyjnych  lub  Innych         Nadużyć Gospodarczych,  Pracownicy  lub  Współpracownicy  Spółki                       niezwłocznie  zobowiązani  są zawiadomić Spółkę.  

 

 

6. DZIAŁANIA KORUPCYJNE. 

 

Dla celów niniejszej procedury, działania korupcyjne obejmują wszelkie                działania noszące znamiona przestępstwa lub wykroczenia, w tym przede            wszystkim następujące działania:  

 

6.1. Obiecywanie, proponowanie, nakłanianie, wręczanie jakichkolwiek korzyści       majątkowych lub osobistych,   poza zwyczajowymi upominkami  świątecznymi    i materiałami promocyjnymi 

(zgodnymi z przepisami podatkowymi i obowiązującym prawem).  

 

6.2. Przyjmowanie  korzyści  majątkowych  od  przedstawicieli  dostawców  Spółki,    jak  również nieuzasadnione preferowanie niektórych dostawców Spółki. 

 

6.3. Pracownicy  i  Współpracownicy  zobowiązani  są  wykonywać  swoje  obowiązkiw  sposób gwarantujący transparentność działań. 

 

 

7. INNE NADUŻYCIA GOSPODARCZE. 

 

Dla  celów  niniejszej  procedury,  nadużycia  i  niewłaściwe zachowania  obejmują  wszelkie  działania noszące znamiona przestępstwa lub wykroczenia (w tym   przestępstwa lub wykroczenia skarbowe), a także inne zachowania, w tym          między innymi następujące działania: 

 

7.1. Przywłaszczenie  mienia  Spółki  (materiałów,  produktów,  sprzętu),  mienia       klientów, dostawców, lub innych osób, z którymi łączą pracownika relacje            biznesowe. 

 

7.2. Umyślne podawanie nieprawdziwych danych w sprawozdaniach finansowych, powodujące, że  stają  się  one  nierzetelne  i  nie  odpowiadające  rzeczywiście        istniejącemu  stanowi faktycznemu i prawnemu. 

 

7.3. Umyślne wprowadzanie nieprawdziwych danych do dokumentów Spółki. 

 

7.4. Umyślne fałszowanie dokumentów Spółki (m.in. umowy, pisma, uchwały, decyzje, protokoły) lub  wprowadzanie  w  nich  innych zmian  nie zaakceptowanych    przez  podmioty  do  tego upoważnione na zasadzie przepisów prawa oraz            regulacji wewnętrznych Spółki.  

 

7.5. Umyślne podrabianie lub zmienianie zapisów księgowych oraz dokumentacji      potwierdzającej te zapisy. 

 

7.6. Umyślne niewłaściwe stosowanie zasad rachunkowych. 

 

7.7. Umyślne przeinaczanie lub pomijanie zdarzeń, transakcji lub innych istotnych      informacji w raportach sporządzanych na potrzeby  Spółki powodujące szkody   zarówno  Spółki  jak  i  jej właściciela. 

 

7.8. Wszelkie inne umyślne działania skutkujące szkodą dla Spółki lub naruszające    obowiązujący w Spółce Kodeks Etyki w zakresie Innych Nadużyć Gospodarczych. 

 

 

 

 

 

8. ZASADY KOMUNIKACJI I ZACHOWAŃ W RELACJACH Z 

KLIENTAMI, KONTRAHENTAMI I WSPÓŁPRACOWNIKAMI. 

 

  8.1.  Wszelkie kontakty z kontrahentami, klientami i współpracownikami spółki mogą odbywać się jedynie  w  celach  biznesowych.  Kontakt  powinien  odbywać się  poprzez  korespondencję mailową, faksową, pocztową, telefony służbowe    oraz bezpośrednie spotkana w siedzibie spółki  lub siedzibie  kontrahenta. 

W  kontaktach  mailowych  należy  jedynie  używać  maili firmowych z domeny  itmedical.pl. 

 

8.2.  Wszelkie pisma otrzymywane i wysyłane mają być rejestrowane w rejestrze korespondencji przychodzącej i wychodzącej. 

 

8.3. Wszelkie faksy mają być rejestrowane w rejestrze faksów przychodzących 

i wychodzących. 

 

8.4. Wszelkie  działania  i  kontakty  handlowe  i  marketingowe  powinny  być             konsultowane  z Zarządem Spółki. 

 

8.5. Prezentacje  produktów  i rozwiązań w formie slajdów, materiałów                         drukowanych, sprzętu demo  mają  zawierać  jedynie  elementy  merytoryczne 

i  marketingowe  dotyczące prezentowanego rozwiązania. 

 

8.6. W  przypadku  odbywania  delegacji  należy  skupić  się  na  merytorycznym  celu wyjazdu służbowego (wdrożeniu, serwisie, udziału w szkoleniu, prezentacji,        rozmowach handlowych). 

 

8.7.  

W  przypadkach  uzasadnionych,  po  konsultacji  z  Zarządem  Spółki,  istnieje    możliwość skorzystania z budżetu marketingowego w wysokości 200 PLN na      osobę uczestniczącą w spotkaniu. Wszelkie wydatki z tym związane muszą być   potwierdzone fakturą wystawioną na Spółkę.  

 

 

9. SPOSOBY  REALIZACJI  POLITYKI  ANTYKORUPCYJNEJ PRZEZ SPÓŁKĘ. 

 

Spółka realizuje politykę antykorupcyjną poprzez: 

 

9.1. Szkolenie swoich  Pracowników  i  wspieranie  Współpracowników  w  celu         wyeliminowania przekupstwa i korupcji . 

 

9.2. Podniesienie  świadomości Pracowników i Współpracowników w zakresie           korupcji i Innych Nadużyć Gospodarczych. 

 

9.3. Zachęcanie swoich  Pracowników  i Współpracowników  do raportowania            naruszeń  polityk organizacji, nieetycznych zachowań. 

 

9.4.

Powiadamianie organów ścigania o wszelkich naruszeniach prawa karnego. 

 

9.5. Przeciwdziałanie  Działaniom  Korupcyjnym  i  Innym  Nadużyciom                         Gospodarczym  poprzez zachęcanie podmiotów innych, z którymi organizacja    współpracuje,  do wdrożenia podobnych antykorupcyjnych praktyk. 

 

 

10. ZASADY SZCZEGÓŁOWE. 

 

10.1. Przełożony,  przełożony  wyższego  szczebla,  którzy  otrzymają  zgłoszenie 

o  potencjalnym nadużyciu,  powinni  bezzwłocznie  poinformować  o tym fakcie  Zarząd  Spółki. 

 

10.2.

Zarząd Spółki na podstawie otrzymanych informacji dokonuje weryfikacji 

ich prawdziwości. 

 

10.3. Pracownik lub inna osoba dokonująca zgłoszenia ma zapewnioną anonimowość ze strony osób  weryfikujących  informacje  a  także  ze  strony  osób,  którym       zgłosiła  informacje  o nadużyciach.  Nie  przekazuje się  poza struktury                  organizacyjne  Spółki  żadnych  informacji dotyczących przebiegu dochodzenia.  

 

10.4.

Osobę, która dokonała zgłoszenia, należy poinformować, że: 

 

10.4.1.

Jest zobowiązana nie kontaktować się z osobą, odnośnie której zachodzi

domniemanie dokonania nadużycia, w celu ustalenia faktów czy żądania                rekompensaty. 

 

10.4.2.

Powinna zachować  dyskrecję  i  nie  omawiać z  nikim sprawy, faktów, 

podejrzeń  czy zarzutów,  chyba  że  specjalnie  zwróci  się  o  takie  zachowanie  do  Zarządu  Spółki. 

 

 

 

 

 

 

 

11. PROCES  WYJAŚNIANIA  DZIAŁAŃ  KORUPCYJNYCH  I INNYCH NADUŻYĆ 

GOSPODARCZYCH. 

 

 11.1. Podczas dochodzenia dotyczącego domniemanych Działań Korupcyjnych lub        Innych Nadużyć Gospodarczych  należy  dołożyć  wszelkich  starań,  aby  unikać  podejmowania  działań  na podstawie chybionych lub bezpodstawnych oskarżeń, unikać wzbudzania podejrzeń u osób, w sprawie których prowadzone są              działania   co do podjętych działań i dochodzeń, unikać oświadczeń,  które  będą  miały  negatywne  skutki  dla  firmy,  pracownika  lub  klientów  i kontrahentów Spółki.  

 

11.2. Proces postępowania w odniesieniu do zgłoszonych zdarzeń jest następujący: 

 

11.2.1.

Zarząd Spółki weryfikuje informacje otrzymane od Pracownika lub 

Współpracownika lub powzięte we własnym zakresie.  

 

11.2.2. W sytuacji, w której ustalone zostanie, że informacje, o których mowa w punkcie 10 są prawdziwe,  Zarząd  Spółki  powołuje  Zespół  do  wyjaśnienia 

okoliczności Działań Korupcyjnych lub Innych Nadużyć Gospodarczych.  

 

11.2.3.  

W  toku  wyjaśniania  okoliczności  działań,  umożliwia  się  Pracownikowi  lub 

Współpracownikowi przedstawienie swojego stanowiska w sprawie.  

 

11.2.4.

Zarząd Spółki podejmie działania naprawcze, które mają za zadanie  zapobiec    w przyszłości podobnym zdarzeniom.  

 

11.2.5. Jeśli zostanie  ustalone,  że  badane zdarzenie stanowi  Działanie  Korupcyjne,      Zarząd Spółki zawiadomi o zdarzeniu uprawnione organy ścigania.  

 

 

12. OCHRONA PRACOWNIKÓW I WSPÓŁPRACOWNIKÓW.  

 

 12.1. Spółka  nie może zwolnić, zdegradować, zawiesić, szykanować  ani  w  żaden         inny sposób dyskryminować  Pracownika  lub  Współpracownika  w związku z     legalnymi  działaniami  w zakresie przekazywania zgłoszeń o wykrytych lub        domniemanych Działaniach Korupcyjnych lub Innych Nadużyciach                          Gospodarczych.  

 

 

 

12.2. Spółka powinna zapewnić Pracownikowi lub Współpracownikowi, którego          dotyczą zarzuty prowadzenia  Działań  Korupcyjnych  lub  Innych  Nadużyć          Gospodarczych,  możliwość przedstawienia swojego stanowiska.  

 

 

13. ŚRODKI DYSCYPLINARNE. 

 

 13.1. Wyniki prac Zespołu dotyczące stwierdzonego Działania Korupcyjnego lub            Innego Nadużycia Gospodarczego są kierowane do Zarządu Komplementariusza Spółki.  

 

13.2. Na podstawie rekomendacji Zespołu podejmowane są dalsze kroki w stosunku   do Pracownika lub Współpracownika, którego dochodzenie dotyczyło. 

 

13.3. Ewentualną  decyzję  o  zwolnieniu  Pracownika  lub  zaprzestaniu  współpracy  ze Współpracownikiem podejmuje Zarząd Komplementariusza Spółki. 

 

13.4. W sytuacji kiedy Działania Korupcyjne lub Inne Nadużycia Gospodarcze naraziły Spółkę na straty finansowe, sprawa taka kierowana jest na drogę sądową, 

zawiadamiane mogą być także organy  ścigania. Wobec pracownika, któremu 

udowodniono działania na niekorzyść Spółki, mogą być również wyciągnięte 

konsekwencje finansowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.   

 

 

14. UWAGI KOŃCOWE. 

 

 14.1. Postanowienia niniejszej procedury nie naruszają przepisów aktów ogólnie 

obowiązujących. 

 

14.2.

Każdy przypadek niestosowania się do niniejszej procedury będzie

rozpatrywany oddzielnie i może pociągnąć za sobą konsekwencje służbowe. 

 

Share this post